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Optimiza tus reuniones: establece una hora de inicio y fin

Organiza reuniones productivas, estableciendo una hora de inicio y fin. Acompaña la convocatoria siempre con un orden del día

Reuniones interminables sin hora de final ni orden del día. Seguro que más de un lector de este blog se siente identificado.

España y sus empresas tienen el problema de la silla caliente. Jornadas sentadas tras una pantalla de manera presencial o reuniones interminables son un problema para la productividad.

Hace un tiempo escuché a Manuela Carmena defender las reuniones con hora de inicio y hora de cierre. Algo, que personalmente comparto.

Una reunión breve y con un orden del día detallado es la clave para que la jornada sea productiva y se traten punto por punto los aspectos a debatir.

Límites a las reuniones

El Instituto Francés de Opinión Pública (IFOP) calcula que pasamos más de un tercio de nuestra vida laboral metidos en reuniones. En la mayoría de casos en reuniones que se pueden sustituir por una acción similar como un email, chat o red social interna (slack, por ejemplo).

Por suerte, las grandes empresas son cada más conscientes de esta «reunionitis» y están poniendo limites:

BBVA ha limitado las reuniones a 45 minutos. El director global de talento y cultura de BBVA, Carlos Casas, aseguró que este nuevo plan pretende reforzar algunos principios clave de su organización, como el trabajo basado en resultados y no en el presentismo, ofrecer mayor flexibilidad y conciliar la vida profesional con la personal.

Microsoft tiene prohibido el uso de presentaciones en sus reuniones. Sólo permiten el uso de Excel para los datos económicos. Jeff Bezos, el CEO de Amazon, también tiene prohibido el uso de presentaciones en sus reuniones.

5 pasos para optimizar las reuniones

  1. Establece un orden del día de los temas a tratar
  2. Envía información previa para preparar la reunión para que sea lo más ejecutiva posible
  3. Establece una hora de inicio y fin
  4. Invita a la reunión a las personas clave. Cuantas menos, mejor
  5. Establece unas conclusiones y breve plan de acción con lo acordado en la reunión

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